এনজিওর হিসাব নিকাশ: প্রতিদিন থেকে বছর শেষ পর্যন্ত
একজন এনজিও হিসাবরক্ষক প্রতিদিন, প্রতি মাসে ও বছর শেষে কী কী কাজ করেন, কোন খাতা ও রিপোর্ট রাখতে হয়, আর এই পুরো কাজ বাইরে থেকে করিয়ে নিলে কী সুবিধা।
- ভাউচার ও অনুমোদন
- ক্যাশ ও ব্যাংক বই
- লেজার ও ট্রায়াল ব্যালান্স
- মিলকরণ
- বেতন ও কর্মী তহবিল
এনজিওর হিসাব নিকাশ মানে প্রতিটি লেনদেনের ভাউচার, ক্যাশ ও ব্যাংক বই, লেজার, মাসিক মিলকরণ ও রিপোর্ট, আর বছর শেষে আর্থিক বিবরণী ও অডিট। ক্ষুদ্রঋণ থাকলে ঋণ, সঞ্চয় ও প্রভিশন, আর ডোনার প্রকল্প থাকলে ফান্ডভিত্তিক হিসাব যোগ হয়। EOMS BD এই পুরো কাজ আপনার হয়ে করতে পারে, অথবা সফটওয়্যার দিয়ে আপনার হিসাবরক্ষকের কাজ সহজ করে।
NGO accounts: what an NGO accountant does
NGO accounting means vouchers for every transaction, cash and bank books, the ledger, monthly reconciliations and reports, and year-end financial statements and audit. Microfinance adds loans, savings and provision; donor projects add fund-wise accounts. EOMS BD can run this whole cycle for you, or give your accountant software that makes it faster.
এনজিওর হিসাবরক্ষকের উপর যে চাপ
অনেক এনজিওতে একজন বা দুজন হিসাবরক্ষক দৈনিক এন্ট্রি থেকে ডোনার রিপোর্ট আর অডিট পর্যন্ত সব সামলান।
এক জনের উপর সব
দৈনিক ভাউচার, বেতন, ব্যাংক, রিপোর্ট সব একজনের হাতে; ছুটি নিলে কাজ থেমে যায়।
হিসাবরক্ষক চলে গেলে
অভিজ্ঞ কর্মী চাকরি ছাড়লে পুরনো হিসাব বোঝার কেউ থাকে না।
মাস শেষের ভিড়
মিলকরণ, প্রভিশন আর রিপোর্ট একসাথে পড়ে, তাড়াহুড়োয় ভুল হয়।
নিয়ম বদলায়
নিয়ন্ত্রক ও ডোনারের নতুন নিয়ম জানতে ও মানতে সময় লাগে।
একজন এনজিও হিসাবরক্ষকের কাজের চক্র
সকালের ক্যাশ যাচাই থেকে দিনভর ভাউচার, ব্যাংক, ডে-এন্ড, মাস শেষের মিলকরণ আর বছর শেষের বিবরণী পর্যন্ত প্রতিটি ধাপ পরপর জ্বলে উঠবে। প্রতিটি ধাপ আমরা আপনার হয়ে করতে পারি।
- ভাউচার ও অনুমোদন
- ক্যাশ ও ব্যাংক বই
- লেজার ও ট্রায়াল ব্যালান্স
- মিলকরণ
একজন NGO হিসাবরক্ষকের কাজের চক্র। প্রতিটি ধাপ আমরা আপনার হয়ে করতে পারি।
আপনার প্রতিষ্ঠান যা পাবে
ভাউচার ও অনুমোদন
প্রতিটি আদায় ও খরচের ভাউচার, বিল ও অনুমোদন।
ক্যাশ ও ব্যাংক বই
দৈনিক নগদ ও ব্যাংক লেনদেন, দিন শেষে ব্যালান্স।
লেজার ও ট্রায়াল ব্যালান্স
প্রতিটি খাতের হিসাব, মাস শেষে ট্রায়াল ব্যালান্স।
মিলকরণ
ব্যাংক, ব্রাঞ্চ-HO, MIS-লেজার ও অগ্রিমের মিলকরণ।
বেতন ও কর্মী তহবিল
বেতন, ভাতা, PF, গ্র্যাচুইটি ও উৎসে কর কর্তন।
ডোনার হিসাব
প্রকল্প ও বাজেট লাইনভিত্তিক খরচ, বাজেট বনাম প্রকৃত।
মাসিক রিপোর্ট
ম্যানেজমেন্ট, নিয়ন্ত্রক ও ডোনারের রিপোর্ট নির্দিষ্ট সময়ে।
বছর শেষ ও অডিট
আর্থিক বিবরণী, নোট ও অডিটের কাগজ।
একটি NGO-র পুরো হিসাব ব্যবস্থা: সফটওয়্যার ও সার্ভিস
যা দরকার শুধু সেটুকু চালু হবে। পুরো কাজ আমাদের হাতে দিন, অথবা সফটওয়্যার নিয়ে আপনার টিম চালাক।
হিসাব
- MRA/ডোনার ফরম্যাটে চার্ট অব অ্যাকাউন্টস
- অনুমোদন ধাপসহ ভাউচার
- লেজার, ক্যাশ ও ব্যাংক বই
- ট্রায়াল ব্যালান্স ও বিবরণী
- বাজেট বনাম প্রকৃত
ঋণ
- প্রোডাক্টভিত্তিক বিতরণ ও আদায়
- সার্ভিস চার্জ (ক্রমহ্রাসমান)
- অ্যাক্রুড সার্ভিস চার্জ
- রাইট-অফ, মওকুফ, রিশিডিউল
- লোন এজিং ও প্রভিশন
সঞ্চয় ও বীমা
- সাধারণ, ঐচ্ছিক ও মেয়াদি সঞ্চয়
- সঞ্চয়ের সুদ
- সদস্য বন্ধে সঞ্চয় সমন্বয়
- ক্ষুদ্রবীমা / ঝুঁকি তহবিল
- ভর্তি ফি ও পাসবই
ব্রাঞ্চ ও তহবিল
- HO, জোন, এরিয়া, ব্রাঞ্চ কাঠামো
- HO কারেন্ট অ্যাকাউন্ট ও ফান্ড ট্রান্সফার
- একত্রিত বিবরণী
- PKSF ও ব্যাংক ঋণ
- রিজার্ভ ও দুর্যোগ তহবিল
ডোনার প্রকল্প
- সীমাবদ্ধ ও অসীমাবদ্ধ তহবিল
- ডোনার ও বাজেট লাইন কোড
- শেয়ার্ড খরচ বণ্টন
- অগ্রিম ও সমন্বয়
- ডোনার রিপোর্ট
কর্মী ও সম্পদ
- মাঠ ভাতাসহ পেরোল
- প্রভিডেন্ট ফান্ড ও গ্র্যাচুইটি
- কর্মী ঋণ ও জামানত
- স্থায়ী সম্পদ ও অবচয়
- উৎসে কর ও ভ্যাট
রিপোর্ট
- MRA ফরম্যাটে মাসিক/ত্রৈমাসিক/বার্ষিক
- PKSF ও ঋণদাতার রিপোর্ট
- NGO বিষয়ক ব্যুরোর প্রকল্প হিসাব
- PAR, OTR, OSS, FSS
- অডিট-রেডি বিবরণী ও নোট
নিয়ন্ত্রণ ও মালিকানা
- বর্তমান MIS বদলাতে হবে না
- ভূমিকাভিত্তিক অনুমতি ও অডিট ট্রেইল
- লিখিত NDA, ডেটা আপনার
- দৈনিক ব্যাকআপ, ক্লাউড
- বাংলা + ইংরেজি, Excel/PDF
প্রথম আলোচনা ফ্রি · তারপর লিখিত কোটেশন
ব্রাঞ্চ ও সদস্যের সংখ্যা, প্রকল্প ও ডোনার, বর্তমান সফটওয়্যার আর কোন রিপোর্ট লাগে জানালে আমরা কাজের পরিকল্পনা ও লাইন-বাই-লাইন লিখিত কোটেশন দিই। কোনো লুকানো চার্জ নেই।
ছয় ধরনের প্রতিষ্ঠান, এক হিসাব ব্যবস্থা
প্রত্যেকের নিয়ন্ত্রক, নিয়ম ও রিপোর্ট আলাদা; সিস্টেম সেভাবেই সাজানো হয়।
৫ ধাপে কাজ শুরু
বর্তমান হিসাব দেখা
খাতা, সফটওয়্যার ও গত অডিট রিপোর্ট দেখে কাজের অবস্থা বোঝা।
দায়িত্ব ভাগ করা
কোন কাজ আপনার টিম করবে, কোনটা আমরা, লিখিতভাবে ঠিক করা।
খাতা গোছানো
চার্ট অব অ্যাকাউন্টস ও প্রারম্ভিক ব্যালান্স ঠিক করা।
মাসিক ক্যালেন্ডার
কোন দিনে কোন কাজ ও রিপোর্ট, নির্দিষ্ট ক্যালেন্ডারে।
বছর শেষ
আর্থিক বিবরণী ও অডিটে পূর্ণ সহায়তা।
নিজস্ব হিসাবরক্ষক, আউটসোর্স আর হাইব্রিড
| শুধু নিজস্ব হিসাবরক্ষক | EOMS BD (আউটসোর্স বা হাইব্রিড) | |
|---|---|---|
| দৈনিক এন্ট্রি | আপনার কর্মী | আপনার কর্মী বা আমরা |
| মিলকরণ ও প্রভিশন | সময় পেলে | প্রতি মাসে নির্দিষ্ট দিনে |
| রিপোর্ট | শেষ মুহূর্তে | ক্যালেন্ডার অনুযায়ী |
| কর্মী চলে গেলে | কাজ থেমে যায় | টিম ও লিখিত SOP থাকে |
| নিয়মের হালনাগাদ | নিজে খুঁজতে হয় | আমরা জানাই ও মানি |
| অডিট | বছর শেষে চাপ | সারা বছর প্রস্তুত |
সাধারণ প্রশ্ন ও উত্তর
ভাউচার তৈরি ও অনুমোদন, ক্যাশ ও ব্যাংক বই, লেজার, বেতন, ব্যাংক ও ব্রাঞ্চ মিলকরণ, ডোনার ও নিয়ন্ত্রকের রিপোর্ট, আর বছর শেষে আর্থিক বিবরণী ও অডিটে সহায়তা।
ভাউচার ফাইল, ক্যাশ বই, ব্যাংক বই, সাধারণ লেজার, অগ্রিম রেজিস্টার, স্থায়ী সম্পদ রেজিস্টার, বেতন রেজিস্টার; ক্ষুদ্রঋণ থাকলে ঋণ ও সঞ্চয়ের খাতা, আর প্রকল্প থাকলে ফান্ডভিত্তিক হিসাব।
যায়। পুরো কাজ বা শুধু মিলকরণ, প্রভিশন, রিপোর্ট ও বছর শেষের কাজ আমাদের দিতে পারেন, দৈনিক এন্ট্রি আপনার টিম করবে।
সাধারণত দুতরফা দাখিলা, ভাউচার, ক্যাশ-ব্যাংক বই, ব্যাংক মিলকরণ, ক্ষুদ্রঋণের কিস্তি ও প্রভিশন, আর আর্থিক বিবরণী। আমাদের অন্য গাইড পাতাগুলো এগুলো সহজভাবে ব্যাখ্যা করে।
কাজ শুরুর আগে লিখিত গোপনীয়তা চুক্তি হয়, অ্যাক্সেস ভূমিকাভিত্তিক, আর চুক্তি শেষে সব ডেটা আপনাকে ফেরত দেওয়া হয়।
লেনদেনের পরিমাণ, ব্রাঞ্চ ও প্রকল্পের সংখ্যা, কোন রিপোর্ট লাগবে আর কোন মডেলে কাজ হবে তার উপর। প্রথম আলোচনার পর লিখিত কোটেশন দেওয়া হয়।
চলবে। আপনার হিসাবরক্ষক আমাদের সফটওয়্যার ব্যবহার করবেন, আমরা সেটআপ, ট্রেনিং ও সাপোর্ট দেব।
NGO ও ক্ষুদ্রঋণের হিসাব নিয়ে আরও
আপনার এনজিওর হিসাবের চাপ কমান
এখন কে কোন কাজ করেন আর কোথায় সবচেয়ে বেশি সমস্যা, জানান। আমরা দায়িত্ব ভাগের প্রস্তাব ও লিখিত কোটেশন দেব।
+880 1784-222255info@eomsbd.com · Dhaka, Bangladesh