ই-কমার্স ও অ্যাকাউন্টিং ইন্টিগ্রেশনে ওয়েবসাইটের প্রতিটি অর্ডার থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেলস ইনভয়েস, স্টক আপডেট ও লেজার এন্ট্রি তৈরি হয়। COD-এর টাকা কুরিয়ারের কাছে পাওনা হিসেবে থাকে, সেটেলমেন্টে চার্জ কেটে মেলানো হয়, আর রিটার্নে বিক্রয় উল্টে স্টকে পণ্য ফেরত আসে। EOMS BD ওয়েবসাইট ও হিসাব সফটওয়্যার দুটোই কাস্টম বানায়, তাই সব এক অ্যাডমিন প্যানেল থেকে চলে।
- অর্ডার → ইনভয়েস → স্টক → লেজার: একবার এন্ট্রি, সব রিপোর্টে একই তথ্য
- কুরিয়ারভিত্তিক পাওনা ও সেটেলমেন্ট রিকনসিলিয়েশন
- ডেলিভারি চার্জ, COD চার্জ ও গেটওয়ে ফি আলাদা খাতে — অর্ডারভিত্তিক আসল লাভ
- হিসাবের নিয়ম আপনার হিসাবরক্ষকের সাথে মিলিয়ে ঠিক করা হয়
- সোর্স কোড, ডাটাবেস ও সব অ্যাক্সেস আপনার নামে, লিখিত কোটেশনে
ওয়েবসাইটের অর্ডার কীভাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে হিসাবে যায়
ই-কমার্স ও অ্যাকাউন্টিং ইন্টিগ্রেশন মানে ওয়েবসাইটে প্রতিটি অর্ডার, পেমেন্ট, ডেলিভারি ও রিটার্ন হওয়ার সাথে সাথে হিসাব সফটওয়্যারে নিজে থেকেই ইনভয়েস, স্টক ও লেজার এন্ট্রি তৈরি হওয়া। আলাদা করে Excel-এ তোলা বা হাতে ভাউচার লেখার দরকার হয় না।
অনেক অনলাইন ব্যবসায় ওয়েবসাইট আর হিসাব দুই জায়গায় থাকে। অর্ডার আসে ওয়েবসাইটে, কিন্তু হিসাব রাখা হয় খাতায় বা স্প্রেডশিটে। ফলে মাস শেষে কুরিয়ারের সেটেলমেন্ট মেলানো, কোন অর্ডার রিটার্ন হয়েছে খোঁজা আর আসল লাভ বের করতে কয়েক দিন লেগে যায়। ইন্টিগ্রেশন থাকলে একই ঘটনা একবারই এন্ট্রি হয় এবং সব রিপোর্ট সেখান থেকেই তৈরি হয়।
- অর্ডার: কাস্টমার ওয়েবসাইটে অর্ডার দেন — সিস্টেমে অর্ডার ও কাস্টমার রেকর্ড তৈরি হয়।
- কনফার্মেশন: অর্ডার কনফার্ম হলে সেলস ইনভয়েস তৈরি হয় এবং স্টক রিজার্ভ বা কমে।
- শিপমেন্ট: কুরিয়ারে বুকিং হলে কনসাইনমেন্ট আইডিসহ অর্ডারটি "কুরিয়ারের কাছে পাওনা" হিসেবে চিহ্নিত হয়।
- ডেলিভারি ও টাকা আদায়: COD হলে কুরিয়ার টাকা তোলে; অনলাইন পেমেন্ট হলে গেটওয়ে থেকে টাকা আসে।
- সেটেলমেন্ট: কুরিয়ার বা গেটওয়ে চার্জ কেটে বাকি টাকা ব্যাংক/মোবাইল ওয়ালেটে দিলে রিসিপ্ট ও খরচের এন্ট্রি হয়।
- রিপোর্ট: লেজার, ট্রায়াল ব্যালেন্স, লাভ-ক্ষতি ও স্টক রিপোর্ট সাথে সাথে আপডেট হয়।
অর্ডার → ইনভয়েস → স্টক → লেজার: কোন ধাপে কী এন্ট্রি হয়
প্রতিটি ধাপের জন্য আগে থেকে একটি নিয়ম ঠিক করা থাকে — কোন ঘটনায় কোন হিসাবের খাত ডেবিট আর কোনটি ক্রেডিট হবে। এই নিয়ম একবার আপনার হিসাবরক্ষকের সাথে বসে ঠিক করলে পরে সিস্টেম নিজেই তা মেনে চলে।
নিচের টেবিলটি একটি সাধারণ উদাহরণ। আপনার ব্যবসায় কখন বিক্রিকে আয় হিসেবে ধরা হবে (অর্ডার কনফার্মে, শিপমেন্টে নাকি ডেলিভারিতে), সেটা হিসাবনীতির বিষয় — তাই এটি আপনার হিসাবরক্ষকের সাথে ঠিক করে নিন।
| ঘটনা | সিস্টেমে যা তৈরি হয় | হিসাবে সাধারণত যা হয় |
|---|---|---|
| অর্ডার কনফার্ম | সেলস ইনভয়েস, স্টক রিজার্ভ | কাস্টমার/কুরিয়ারের কাছে পাওনা এবং বিক্রয় (নীতি অনুযায়ী) |
| পণ্য শিপমেন্ট | স্টক থেকে পণ্য বাদ | বিক্রিত পণ্যের ক্রয়মূল্য (COGS) খরচে, স্টকের মূল্য কমে |
| অগ্রিম পেমেন্ট (কাস্টম অর্ডার) | রিসিপ্ট ভাউচার | কাস্টমারের অগ্রিম হিসেবে দায়, ডেলিভারির পর বিক্রয়ের সাথে সমন্বয় |
| bKash/Nagad/কার্ড পেমেন্ট | পেমেন্ট রেকর্ড, গেটওয়ে রেফারেন্স | গেটওয়ের কাছে পাওনা, পরে ব্যাংকে সেটেলমেন্ট |
| COD ডেলিভারি | ডেলিভারড স্ট্যাটাস | কুরিয়ারের কাছে পাওনা (যতক্ষণ না টাকা হাতে আসে) |
| কুরিয়ার সেটেলমেন্ট | রিসিপ্ট ও খরচ ভাউচার | ব্যাংক/ওয়ালেটে জমা, ডেলিভারি ও COD চার্জ খরচে |
| রিটার্ন | সেলস রিটার্ন, স্টকে ফেরত | বিক্রয় উল্টানো, রিটার্ন চার্জ খরচে |
ক্রয়ের দিকেও একই নিয়ম চলে: সাপ্লায়ার থেকে পণ্য কিনলে পারচেজ ইনভয়েস, স্টক বৃদ্ধি ও সাপ্লায়ারের কাছে দেনা একসাথে এন্ট্রি হয়। ফলে ওয়েবসাইটে যে স্টক দেখায় আর হিসাবে যে স্টকের মূল্য থাকে — দুটো একই উৎস থেকে আসে। স্টক ও হিসাব একসাথে চালানো নিয়ে আরও জানতে ইনভেন্টরি ও অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার পেজটি দেখুন।
COD ও কুরিয়ার সেটেলমেন্টের হিসাব
ক্যাশ অন ডেলিভারিতে টাকা প্রথমে কুরিয়ারের কাছে থাকে, তাই ডেলিভারির পর সেটি "কুরিয়ারের কাছে পাওনা" হিসেবে রাখা হয় এবং সেটেলমেন্ট এলে মেলানো হয়। ইন্টিগ্রেশনের সবচেয়ে বড় সুবিধা এখানেই।
সাধারণত কুরিয়ার কয়েকটি অর্ডারের টাকা একসাথে পাঠায় এবং ডেলিভারি চার্জ, COD চার্জ ও রিটার্ন চার্জ কেটে নেয়। হাতে হিসাব রাখলে কোন অর্ডারের টাকা এসেছে আর কোনটা বাকি — তা বের করা কঠিন। সিস্টেমে প্রতিটি অর্ডার কনসাইনমেন্ট আইডি দিয়ে যুক্ত থাকে বলে সেটেলমেন্ট রিপোর্ট মিলিয়ে নেওয়া সহজ হয়।
- কুরিয়ার অনুযায়ী আলাদা পাওনা হিসাব (যেমন Steadfast, Pathao, RedX আলাদা খাতে)
- সেটেলমেন্টে কোন কোন অর্ডার আছে তার তালিকা এবং অমিল থাকলে চিহ্নিত
- দীর্ঘদিন সেটেল না হওয়া অর্ডারের আলাদা রিপোর্ট
- ব্যাংক বা মোবাইল ওয়ালেটে জমা টাকার সাথে ব্যাংক রিকনসিলিয়েশন
- কুরিয়ার API যতটুকু তথ্য দেয় ততটুকু স্বয়ংক্রিয়; বাকিটা সেটেলমেন্ট ফাইল আপলোড বা ম্যানুয়াল কনফার্মেশনে
কোন কুরিয়ার API থেকে কী তথ্য (স্ট্যাটাস, চার্জ, সেটেলমেন্ট) পাওয়া যায় তা কুরিয়ার কোম্পানি ও আপনার মার্চেন্ট অ্যাকাউন্টের উপর নির্ভর করে এবং সময়ের সাথে বদলাতে পারে। কাজ শুরুর আগে আপনার কুরিয়ার অ্যাকাউন্টে কী পাওয়া যায় তা যাচাই করে নেওয়া হয়।
কুরিয়ার API কীভাবে ওয়েবসাইটের সাথে যুক্ত হয় তার কারিগরি দিক জানতে Knowledge Hub-এর কুরিয়ার ইন্টিগ্রেশন গাইড পড়ুন।
কুরিয়ার চার্জ, COD চার্জ ও পেমেন্ট গেটওয়ে ফি
প্রতিটি অর্ডারের আসল লাভ বের করতে বিক্রয়মূল্য থেকে পণ্যের ক্রয়মূল্যের পাশাপাশি ডেলিভারি চার্জ, COD চার্জ ও গেটওয়ে ফিও বাদ দিতে হয়। ইন্টিগ্রেটেড সিস্টেমে এই খরচগুলো অর্ডারের সাথেই যুক্ত থাকে।
কাস্টমার যে ডেলিভারি চার্জ দেন আর কুরিয়ার আপনার কাছ থেকে যে চার্জ কাটে — দুটো সবসময় এক হয় না। তাই দুটো আলাদা খাতে রাখা ভালো: একটি আয় (কাস্টমারের দেওয়া ডেলিভারি চার্জ), অন্যটি খরচ (কুরিয়ারের কাটা চার্জ)। একইভাবে bKash, Nagad বা SSLCommerz-এর মতো গেটওয়ে নিজেদের ফি কেটে টাকা পাঠায়; সেটিও খরচ হিসেবে আলাদা থাকে।
- অর্ডারভিত্তিক লাভ: বিক্রয় − ক্রয়মূল্য − ডেলিভারি খরচ − গেটওয়ে ফি
- চ্যানেলভিত্তিক তুলনা: কোন কুরিয়ার বা পেমেন্ট মাধ্যমে খরচ বেশি পড়ছে
- রিটার্নের খরচ: ফেরত আসা পার্সেলের চার্জ আলাদা দেখা যায়
এই হিসাব থাকলে কোন পণ্যে বা কোন এলাকায় ডেলিভারিতে লাভ কমে যাচ্ছে তা মাস শেষে নয়, প্রতিদিনই দেখা যায় — এবং সেই অনুযায়ী দাম বা ডেলিভারি চার্জ ঠিক করা যায়।
রিটার্ন, ক্যানসেল ও আংশিক ডেলিভারি
রিটার্ন হলে বিক্রয় উল্টে যায়, পণ্য বিক্রিযোগ্য হলে স্টকে ফেরত আসে এবং রিটার্ন চার্জ খরচ হিসেবে যুক্ত হয়। এগুলো সঠিকভাবে না ধরলে কাগজে লাভ দেখায় কিন্তু ব্যাংকে টাকা থাকে না।
| পরিস্থিতি | স্টকে যা হয় | হিসাবে যা হয় |
|---|---|---|
| শিপমেন্টের আগে ক্যানসেল | রিজার্ভ করা স্টক ছেড়ে দেওয়া | ইনভয়েস বাতিল; অগ্রিম নেওয়া থাকলে রিফান্ড বা কাস্টমারের ক্রেডিট |
| ডেলিভারি ব্যর্থ, পার্সেল ফেরত | পরীক্ষার পর স্টকে ফেরত | বিক্রয় উল্টানো, কুরিয়ারের রিটার্ন চার্জ খরচে |
| কাস্টমার পণ্য ফেরত দিলেন | ভালো থাকলে স্টকে, নষ্ট হলে ড্যামেজ স্টকে | সেলস রিটার্ন ও রিফান্ড; নষ্ট পণ্যের ক্ষতি আলাদা খাতে |
| আংশিক ডেলিভারি | যে পণ্য ফেরত এলো শুধু তা স্টকে | ইনভয়েসের অংশবিশেষ সমন্বয় |
| এক্সচেঞ্জ | পুরনো পণ্য ফেরত, নতুন পণ্য বাদ | মূল্যের পার্থক্য আদায় বা ফেরত |
রিটার্নের প্রতিটি ধাপে কে অনুমোদন দেবেন (যেমন স্টোর ম্যানেজার পণ্য পরীক্ষা করে "স্টকে ফেরত" চাপবেন) তা স্টাফ রোল ও পারমিশন দিয়ে নিয়ন্ত্রণ করা যায়, এবং প্রতিটি পরিবর্তন অডিট লগে থাকে।
ইন্টিগ্রেশনের পর কোন রিপোর্টগুলো পাবেন
একই ডেটা থেকে বিক্রয়, স্টক ও আর্থিক রিপোর্ট তৈরি হয় বলে ওয়েবসাইটের রিপোর্ট আর হিসাবের রিপোর্টে অমিল থাকে না। প্রয়োজনে সব রিপোর্ট Excel বা PDF-এ এক্সপোর্ট করা যায়।
- ক্যাশ বুক, ব্যাংক বুক, লেজার ও ট্রায়াল ব্যালেন্স
- লাভ-ক্ষতি (Profit & Loss) ও ব্যালান্স শিট
- স্টক রিপোর্ট ও স্টকের মূল্যায়ন (inventory valuation), লো-স্টক অ্যালার্ট
- কাস্টমার ও সাপ্লায়ারের পাওনা-দেনা, কুরিয়ারের কাছে বকেয়া
- পণ্য, ক্যাটাগরি ও সময়ভিত্তিক বিক্রয় এবং লাভ
- খরচের খাতভিত্তিক রিপোর্ট (বিজ্ঞাপন, ডেলিভারি, ভাড়া, বেতন ইত্যাদি)
- VAT সংক্রান্ত রিপোর্ট — সাধারণ কাঠামোয়; আপনার ব্যবসার জন্য প্রযোজ্য বর্তমান NBR নিয়ম হিসাবরক্ষকের মাধ্যমে যাচাই করে নিতে হবে
VAT রিপোর্ট নিয়ে বিস্তারিত জানতে VAT অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার পেজটি দেখুন। মনে রাখবেন, সফটওয়্যার হিসাব গোছায় ও রিপোর্ট তৈরি করে; কর ও VAT সংক্রান্ত সিদ্ধান্ত ও রিটার্ন জমার দায়িত্ব আপনার ও আপনার হিসাবরক্ষকের।
EOMS BD কীভাবে এটি তৈরি করে — ধাপ, মালিকানা ও পেমেন্ট
EOMS BD ই-কমার্স ওয়েবসাইট ও হিসাব সফটওয়্যার — দুটোই কাস্টম ডেভেলপ করে, তাই একই অ্যাডমিন প্যানেলে অর্ডার, স্টক ও হিসাব চালানো যায়। আপনার আগে থেকে ওয়েবসাইট থাকলে সেটির সাথে সংযোগ সম্ভব কি না, তা কোড ও ডেটা দেখে জানানো হয়।
- চাহিদা বোঝা: আপনার অর্ডার প্রবাহ, কুরিয়ার, পেমেন্ট মাধ্যম, শাখা ও রিপোর্টের চাহিদা জেনে নেওয়া।
- হিসাবের নিয়ম ঠিক করা: চার্ট অব অ্যাকাউন্টস ও কোন ঘটনায় কোন এন্ট্রি — আপনার হিসাবরক্ষকের সাথে মিলিয়ে।
- লিখিত কোটেশন: প্রতিটি মডিউল লাইন-বাই-লাইন, প্রথম বছর ও পরের বছরগুলোর খরচ আলাদা করে।
- তিন কিস্তিতে কাজ: অগ্রিম, হোমপেজ ডিজাইনের পর, এবং অ্যাডমিন প্যানেল সম্পন্ন হলে — প্রতিটি ধাপ ডেমো/টেস্ট লিংকে দেখে পরের কিস্তি।
- টেস্ট ও লঞ্চ: আসল অর্ডার, রিটার্ন ও সেটেলমেন্ট দিয়ে পরীক্ষা, তারপর হস্তান্তর।
EOMS BD কীভাবে সাহায্য করে: ১৫ বছরের ই-কমার্স অভিজ্ঞতা, ১৩ বছর সৌদি আরবে Head of IT, বাংলাদেশে ১৫০+ ই-কমার্স সাইট চলছে। প্রযুক্তি Laravel (ব্যাকএন্ড, REST API), Next.js/React, MySQL ও Redis — WordPress নয়। ডোমেইন আপনার নামে, হোস্টিং আপনার অ্যাকাউন্টে; সম্পূর্ণ অ্যাডমিন প্যানেল, সোর্স কোড, ডাটাবেস ও সব লগইন তথ্য হস্তান্তর — লিখিতভাবে, কোনো ভেন্ডর লক-ইন নেই। লঞ্চের পর ৬ মাস ফ্রি সাপোর্ট, ১ বছর ফ্রি বাগ ফিক্স, প্রতিদিনের ব্যাকআপ। নতুন ফিচারের খরচ কাজের আগে ঠিক করা হয়। WhatsApp: +880 1784-222255।
শুধু হিসাব সফটওয়্যার দরকার হলে কাস্টম হিসাব সফটওয়্যার তৈরি পেজটি দেখুন; ওয়েবসাইট ও হিসাব একসাথে নতুন করে চাইলে ওয়েবসাইট + হিসাব সফটওয়্যার প্যাকেজ আপনার জন্য। রেডিমেড ক্লাউড সমাধান যথেষ্ট হলে আমাদের অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার দেখতে পারেন।
আমাদের কাজ ও কাস্টমারদের কথা — ভিডিওতে দেখুন
সচরাচর জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
আমার আগের ওয়েবসাইটের সাথে কি হিসাব সফটওয়্যার যুক্ত করা যাবে?
অনেক ক্ষেত্রে যায়, তবে তা নির্ভর করে আগের ওয়েবসাইট কোন প্রযুক্তিতে তৈরি, সোর্স কোড ও ডাটাবেসের অ্যাক্সেস আপনার কাছে আছে কি না, এবং অর্ডারের তথ্য কতটা গোছানো তার উপর। কোড ও ডেটা দেখে সম্ভাব্যতা জানানো হয় এবং তারপর লিখিত কোটেশন দেওয়া হয়।
COD-এর টাকা হিসাবে কখন জমা দেখাবে?
ডেলিভারির পর টাকাটা কুরিয়ারের কাছে পাওনা হিসেবে থাকে। কুরিয়ার সেটেলমেন্ট পাঠালে চার্জ কেটে বাকি টাকা ব্যাংক বা ওয়ালেটে জমা হিসেবে এন্ট্রি হয় এবং সংশ্লিষ্ট অর্ডারগুলো সেটেলড হিসেবে চিহ্নিত হয়।
কুরিয়ার API থেকে সব তথ্য কি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আসবে?
কুরিয়ার কোম্পানি তাদের API-তে যতটুকু তথ্য দেয় ততটুকু স্বয়ংক্রিয়ভাবে আনা যায়। বাকিটা সেটেলমেন্ট ফাইল আপলোড বা ম্যানুয়াল কনফার্মেশনের মাধ্যমে করা হয়। কাজ শুরুর আগে আপনার কুরিয়ার অ্যাকাউন্টে কী পাওয়া যায় তা যাচাই করা হয়।
সফটওয়্যার কি VAT রিটার্ন তৈরি করে দেবে?
সফটওয়্যার বিক্রয়, ক্রয় ও VAT সংক্রান্ত তথ্য গুছিয়ে সাধারণ কাঠামোর রিপোর্ট তৈরি করতে পারে। তবে আপনার ব্যবসার জন্য প্রযোজ্য বর্তমান NBR নিয়ম ও রিটার্ন জমার বিষয়টি অবশ্যই হিসাবরক্ষক বা কর পরামর্শকের মাধ্যমে যাচাই করে নিতে হবে।
খরচ কত হবে?
খরচ নির্ভর করে মডিউলের সংখ্যা, কতগুলো কুরিয়ার ও পেমেন্ট মাধ্যম যুক্ত হবে, শাখা ও ইউজারের সংখ্যা এবং পুরনো ডেটা আনার পরিমাণের উপর। চাহিদা বুঝে লাইন-বাই-লাইন লিখিত কোটেশন দেওয়া হয়, যেখানে প্রথম বছর ও পরের বছরগুলোর খরচ আলাদা লেখা থাকে এবং কোনো লুকানো চার্জ থাকে না।
পেমেন্ট কীভাবে করতে হবে?
তিন কিস্তিতে — অগ্রিম, হোমপেজ ডিজাইনের পর, এবং অ্যাডমিন প্যানেল সম্পন্ন হলে। প্রতিটি ধাপের কাজ ডেমো বা টেস্ট লিংকে দেখে যাচাই করার পর পরের কিস্তি দেবেন।
সোর্স কোড ও ডেটা কার কাছে থাকবে?
আপনার কাছে। ডোমেইন আপনার নামে, হোস্টিং আপনার অ্যাকাউন্টে, এবং সম্পূর্ণ অ্যাডমিন প্যানেল, সোর্স কোড, ডাটাবেস ও সব লগইন তথ্য হস্তান্তর করা হয়। এটি কোটেশন ও চুক্তিতে লিখিত থাকে।