হিসাব সফটওয়্যার বানাতে খরচ কিসের উপর নির্ভর করে

খরচ কিসের উপর নির্ভর করে — এক নজরে

সংক্ষেপে: হিসাব সফটওয়্যারের খরচ ঠিক হয় কাজের পরিমাণ দিয়ে — কতগুলো মডিউল, কতটা জটিল নিয়ম, কোন কোন সিস্টেমের সাথে যুক্ত হবে এবং কতটা ডেটা ও ট্রেনিং লাগবে। তাই কেউ চাহিদা না শুনে একটি নির্দিষ্ট দাম বললে সেটা সাধারণত অসম্পূর্ণ।

উদাহরণ হিসেবে দুটি ব্যবসার কথা ভাবুন। একটি দোকান শুধু বিক্রি, খরচ ও মাসশেষের লাভ-ক্ষতি দেখতে চায়, ব্যবহার করবেন একজন। আরেকটি ডিস্ট্রিবিউটরের তিনটি গুদাম, দশজন ইউজার, অনুমোদনের ধাপ, ওয়েবসাইট থেকে অটো অর্ডার এবং পুরনো সফটওয়্যারের কয়েক বছরের ডেটা আছে। দুটোই "হিসাব সফটওয়্যার", কিন্তু কাজের পরিমাণ সম্পূর্ণ আলাদা — তাই খরচও আলাদা।

নিচের টেবিলে প্রধান বিষয়গুলো, কেন সেগুলো খরচে প্রভাব ফেলে, এবং কীভাবে সেই খরচ নিয়ন্ত্রণে রাখা যায় তা দেওয়া হলো।

কাস্টম সফটওয়্যার আসলে কী, কোন মডিউল থাকে এবং কীভাবে বানানো হয় — এসব জানতে আগে দেখুন কাস্টম হিসাব সফটওয়্যার তৈরি পেজ।

মডিউল ও কাজের পরিধি

সংক্ষেপে: খরচের সবচেয়ে বড় অংশ নির্ধারণ করে আপনার কোন কোন মডিউল লাগবে। শুধু ভাউচার-লেজার-রিপোর্ট আর বিক্রি-ক্রয়-স্টক-পে-রোলসহ পূর্ণ সিস্টেম — এই দুইয়ের কাজের পরিমাণ এক নয়।

একটি হিসাব সফটওয়্যারের মূল অংশে সাধারণত থাকে চার্ট অব অ্যাকাউন্টস, ভাউচার (জার্নাল, পেমেন্ট, রিসিপ্ট, কন্ট্রা), লেজার, ক্যাশ ও ব্যাংক বুক, ট্রায়াল ব্যালান্স, লাভ-ক্ষতি ও ব্যালান্স শিট। এর উপরে যোগ হতে পারে:

• বিক্রি ও ক্রয়, ইনভয়েস এবং কাস্টমার-সাপ্লায়ারের ডিউ
• স্টক / ইনভেন্টরি ও স্টক ভ্যালুয়েশন
• খরচ ট্র্যাকিং ও পে-রোল
• ব্যাংক রিকনসিলিয়েশন
• বাংলা ও ইংরেজি ইন্টারফেস, Excel/PDF এক্সপোর্ট

প্রতিটি মডিউলের ভেতরের নিয়মও খরচে প্রভাব ফেলে। যেমন স্টক ভ্যালুয়েশন কোন পদ্ধতিতে হবে, একই পণ্যের একাধিক ইউনিট (পিস, বক্স, কার্টন) লাগবে কি না, বা ইনভয়েসে কিস্তি আদায় থাকবে কি না — এগুলো আগে থেকে পরিষ্কার হলে কোটেশন তত নির্ভুল হয়।

ইউজার, পারমিশন ও ব্রাঞ্চ

সংক্ষেপে: যত বেশি রোল, অনুমোদনের ধাপ ও ব্রাঞ্চ, তত বেশি লজিক ও টেস্টিং লাগে — তাই কাজের পরিমাণও বাড়ে।

একজন মালিক ও একজন অ্যাকাউন্ট্যান্ট ব্যবহার করবেন এমন সফটওয়্যার আর পাঁচটি ব্রাঞ্চে ক্যাশিয়ার, ব্রাঞ্চ ম্যানেজার, অ্যাকাউন্টস ম্যানেজার ও অডিটর আলাদা আলাদা অ্যাক্সেস নিয়ে ব্যবহার করবেন এমন সফটওয়্যারের মধ্যে বড় পার্থক্য আছে। দ্বিতীয়টিতে লাগে:

• রোলভিত্তিক পারমিশন — কে কোন মেনু, কোন ব্রাঞ্চ ও কোন রিপোর্ট দেখবেন।
• অনুমোদনের ধাপ — এন্ট্রি, যাচাই, অনুমোদন, তারপর পোস্টিং।
• অডিট লগ — কে কখন কোন এন্ট্রি বদলেছেন তার রেকর্ড।
• ব্রাঞ্চভিত্তিক হিসাব এবং সব ব্রাঞ্চ মিলিয়ে কনসোলিডেটেড রিপোর্ট।
• ব্রাঞ্চের মধ্যে টাকা বা স্টক স্থানান্তরের হিসাব।

এখন একটি ব্রাঞ্চ হলেও ভবিষ্যতে আরও খোলার পরিকল্পনা থাকলে শুরুতেই জানান। তাহলে ডাটাবেসের কাঠামো সেভাবে বানানো যায় এবং পরে ব্রাঞ্চ যোগ করা সহজ ও কম খরচের হয়।

ইন্টিগ্রেশন — ওয়েবসাইট, POS ও অন্যান্য সিস্টেম

সংক্ষেপে: সফটওয়্যারকে অন্য সিস্টেমের সাথে যুক্ত করলে হাতে এন্ট্রি দেওয়ার কাজ কমে, কিন্তু প্রতিটি ইন্টিগ্রেশন আলাদা কাজ — তাই খরচেও আলাদা লাইন হিসেবে আসে।

সবচেয়ে সাধারণ ইন্টিগ্রেশন হলো ওয়েবসাইট বা POS-এর সাথে সংযোগ, যাতে অনলাইন অর্ডার বা দোকানের বিক্রি নিজে থেকেই ইনভয়েস, স্টক ও লেজারে পোস্ট হয়। ইন্টিগ্রেশনের খরচ নির্ভর করে:

• অন্য সিস্টেমটি EOMS-এর বানানো কি না — নিজেদের বানানো সিস্টেম হলে কাজ সাধারণত সহজ হয়।
• অন্য সিস্টেমে API আছে কি না, বা শুধু ফাইল এক্সপোর্ট-ইমপোর্টে কাজ চালাতে হবে।
• ডেটা কোন দিকে যাবে — একদিকে নাকি দুই দিকেই।
• রিটার্ন, ক্যাশ অন ডেলিভারি সেটেলমেন্ট ও কুরিয়ার চার্জের মতো বিশেষ পরিস্থিতি কতটা সামলাতে হবে।

অর্ডার থেকে হিসাব পর্যন্ত পুরো প্রবাহ বুঝতে পড়ুন ওয়েবসাইটের অর্ডার থেকে স্বয়ংক্রিয় হিসাব। আর ওয়েবসাইট ও হিসাব সফটওয়্যার দুটোই নতুন বানাতে চাইলে একসাথে পরিকল্পনা করলে কাজ কমে — দেখুন ওয়েবসাইট + হিসাব সফটওয়্যার একসাথে।

ডেটা স্থানান্তর, VAT রিপোর্ট ও ট্রেনিং

সংক্ষেপে: এই তিনটি কাজ প্রায়ই কোটেশনে বাদ পড়ে যায় এবং পরে অপ্রত্যাশিত খরচ হিসেবে আসে — তাই শুরুতেই আলাদা লাইন হিসেবে আলোচনা করা ভালো।

ডেটা স্থানান্তর

ওপেনিং ব্যালান্স, কাস্টমার-সাপ্লায়ারের তালিকা ও ডিউ, পণ্যের তালিকা ও স্টক — এসব নতুন সফটওয়্যারে আনতে হয়। ডেটা যদি গোছানো Excel-এ থাকে, কাজ কম; আর যদি একাধিক খাতা, পুরনো সফটওয়্যার ও আলাদা ফাইলে ছড়িয়ে থাকে, তাহলে মিলিয়ে পরিষ্কার করতে সময় বেশি লাগে।

VAT ও বিশেষ রিপোর্ট

VAT সংক্রান্ত রিপোর্ট বানানো যায়, তবে প্রতিটি নির্দিষ্ট ফরম্যাটের রিপোর্ট আলাদা কাজ। রিপোর্টের ফরম্যাট ও নিয়ম আপনার হিসাবরক্ষকের সাথে মিলিয়ে ঠিক করুন।

ট্রেনিং

কতজন কর্মী, কয়টি ব্রাঞ্চ এবং কতগুলো মডিউল শেখাতে হবে তার উপর ট্রেনিংয়ের পরিমাণ নির্ভর করে। প্রতি বিভাগ থেকে একজন দায়িত্বশীল কর্মীকে ভালোভাবে শেখালে তিনি বাকিদের সাহায্য করতে পারেন।

প্রথম বছর বনাম পরের বছরগুলোর খরচ

সংক্ষেপে: ডেভেলপমেন্টের খরচ একবারের; পরের বছরগুলোতে মূলত হোস্টিং ও ডোমেইন রিনিউ থাকে, যা আপনি সরাসরি প্রোভাইডারকে দেন — এটি EOMS-এর চার্জ নয়।

লঞ্চের পর ৬ মাস ফ্রি সাপোর্ট ও ১ বছর ফ্রি বাগ ফিক্স (বিদ্যমান ফিচারের সমস্যা) অন্তর্ভুক্ত থাকে। SSL লাইফটাইম ফ্রি, আর প্রতিদিন ব্যাকআপ হয়।

কীভাবে খরচ কমাবেন এবং লিখিত কোটেশনে কী থাকবে

সংক্ষেপে: চাহিদা পরিষ্কার করে, জরুরি মডিউল দিয়ে শুরু করে এবং ডেটা আগে গুছিয়ে রাখলে খরচ উল্লেখযোগ্যভাবে নিয়ন্ত্রণে রাখা যায়।

1. রেডিমেড দিয়ে চলে কি না দেখুন: আপনার নিয়ম সাধারণ হলে EOMS-এর রেডি ক্লাউড অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার হয়তো যথেষ্ট — তখন কাস্টম বানানোর দরকারই নেই।
2. জরুরি বনাম পরে: প্রথম দিনে যা না হলে চলবে না, শুধু সেগুলো প্রথম ধাপে রাখুন।
3. রিপোর্টের নমুনা দিন: যে রিপোর্টগুলো আপনি এখন ব্যবহার করেন তার কপি দিলে অপ্রয়োজনীয় কাজ কমে।
4. ডেটা গুছিয়ে রাখুন: ওপেনিং ব্যালান্স ও তালিকাগুলো Excel-এ পরিষ্কার করে রাখুন।
5. ভবিষ্যৎ পরিকল্পনা জানান: ব্রাঞ্চ বা ইন্টিগ্রেশন পরে লাগবে জানলে কাঠামো সেভাবে বানানো যায়, পরে বদলানোর খরচ কমে।

একাধিক কোটেশন তুলনা করবেন কীভাবে

শুধু মোট অঙ্ক দেখে তুলনা করলে ভুল সিদ্ধান্ত হতে পারে, কারণ একটি কোটেশনে যা আছে, অন্যটিতে তা বাদ থাকতে পারে। তুলনার সময় এই প্রশ্নগুলো করুন:

• সব মডিউল ও রিপোর্ট কি আলাদা লাইনে লেখা আছে?
• ডেটা স্থানান্তর ও ট্রেনিং কি অন্তর্ভুক্ত, নাকি পরে আলাদা চার্জ হবে?
• সোর্স কোড ও ডাটাবেস কি আপনাকে দেওয়া হবে, নাকি শুধু ব্যবহারের অনুমতি?
• পরের বছরগুলোতে কী কী খরচ আছে, এবং সেগুলো কাকে দিতে হবে?
• লঞ্চের পর সাপোর্ট ও বাগ ফিক্স কতদিন, এবং "বাগ" বলতে কী বোঝানো হয়েছে?

লিখিত কোটেশনে প্রতিটি মডিউল ও কাজ লাইন-বাই-লাইন থাকে, প্রথম বছর ও পরের বছরগুলোর খরচ আলাদা দেখানো হয়। পেমেন্ট হয় তিন কিস্তিতে — অগ্রিম, ডিজাইন অনুমোদনের পর, এবং অ্যাডমিন প্যানেল ও মডিউল সম্পন্ন হলে — প্রতিটি ধাপের কাজ ডেমো লিংকে দেখে। সোর্স কোড, ডাটাবেস ও হোস্টিং আপনার নামে থাকার শর্তও লেখা থাকে; বিস্তারিত পাবেন সোর্স কোড ও ডেটার মালিকানা পেজে।

আমাদের কাজ ও কাস্টমারদের কথা — ভিডিওতে দেখুন

ফ্যাশন শপ ওয়েবসাইটকাস্টমার রিভিউমালয়েশিয়ার কাস্টমার যা বললেন

ফার্নিচার ওয়েবসাইটআমাদের কাজআমাদের কাজআমাদের কাজ

সচরাচর জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

আরও পড়ুন